CONGELAMIENTOS, CAMBIOS Y DEVOLUCIONES
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Objetivo general
Instaurar una política a utilizar por parte de GESTIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUADA EN SALUD S.A.S., a efectos de desarrollar el procedimiento de Congelamientos, Cambios y Devoluciones de todos y cada uno de los cursos, diplomados o capacitaciones ofertadas por parte de esta compañía, a toda su apreciada clientela.
Esta política aplica para toda aquella actividad relacionada con el desarrollo del procedimiento de Congelamientos, Cambios y Devoluciones de GESTIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUADA EN SALUD S.A.S.
Conceptualizaciones
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Es la interrupción temporal de un periodo académico durante el transcurso de este, después de haber realizado el pago de la cuota inicial o valor pagado, por concepto del curso o diplomado escogido por el cliente. La congelación del curso o diplomado no implica dejar sin efecto la cuota inicial o valor pagado.
Reside en reintegrar total o parcialmente al estudiante, el monto de valor pagado por concepto del curso o diplomado que haya sido escogido por el cliente.
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- Motivos graves de salud, física o mental cuya incapacidad supere los treinta (30) días debidamente expedida por la Gestora de Salud o EPS.
- Muerte del estudiante o de un familiar con parentesco hasta segundo grado de afinidad, segundo grado de consanguinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente.
- Traslado del estudiante por motivos laborales debidamente comprobados y finalmente cualquier evento o suceso repentino y demás casos que por sus características excepcionales requieren ser evaluados por el Comité Financiero.
Es el requerimiento expreso, libre y voluntario mediante el cual el estudiante manifiesta su deseo de congelar, cambiar o de solicitar la devolución del valor pagado, del curso o diplomado que haya escogido.
Descripción por fases
Fases de congelamiento. cambio y devoluciones.
Lo anterior aplica para los cursos o diplomados adquiridos mediante la modalidad de financiamiento con GESCONS S.A.S.
El interesado deberá diligenciar una solicitud de congelamiento, cambio o devolución, dependiendo de cuál sea su deseo y radicarlo posteriormente a través de correo electrónico a la cuenta servicioalclientegescons@gmail.com de GESCONS S.A.S. con los respectivos soportes que justifiquen en debida forma la solicitud que está elevando.
Solicitud de Aplazamiento: Si la solicitud está contenida dentro del plazo, será estudiada por el área encargada de Congelamientos, Cambios y Devoluciones, quien emitirá por escrito, la respuesta a la solicitud.
Requisitos
- Solicitud de devolución debidamente diligenciada indicando las causas o motivos que sustentan el requerimiento.
- Copia del volante de pago
- Solicitud de congelamiento debidamente diligenciada indicando las causas o motivos que sustentan el requerimiento.
- Copia del volante de pago.
- Solicitud de cambios debidamente diligenciada indicando las causas o motivos.
- Copia del volante de pago.
- Solicitud de devolución o Solicitud de congelamientos
- Copia del volante de pago
- Soportes que justifiquen en debida forma la causa especial de fuerza mayor.
- Se considera motivo de fuerza mayor los siguientes eventos a relacionar subsiguientemente: Motivos graves de salud, física o mental cuya incapacidad supere los treinta (30) días debidamente expedida por la EPS (entidad promotora de salud); muerte del estudiante o de un familiar con parentesco hasta segundo grado de afinidad, segundo grado de consanguinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente; traslado del estudiante por motivos laborales debidamente comprobados y finalmente cualquier evento o suceso repentino y demás casos que por sus características excepcionales requieren ser evaluados por el área encargada.
El área encargada efectuará el estudio de las solicitudes, de conformidad con los siguientes lineamientos corporativos
En caso de devoluciones
Cuando la solicitud de devolución es voluntaria y sin una causa especial de fuerza mayor, se procederá de la siguiente manera:
A. Los estudiantes que realicen la solicitud dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha de inscripción, se les devolverá un 80% del valor total cancelado, siempre y cuando el estudiante no haya accedido a la plataforma.
B. Si es solicitado dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha de inscripción se devolverá hasta un 70% del valor total cancelado, siempre y cuando el estudiante no haya accedido a la plataforma.
Nota: Transcurridos estos 15 días hábiles contados a partir del momento en que el cliente realiza el pago, en ningún momento y en ninguna circunstancia el monto cancelado será susceptible de devolución o reembolso.
C. Si llegase hacer uso de la plataforma se devolverá hasta el 50% del valor cancelado.
E. En ningún caso se puede aprobar devoluciones de valores de matrículas congeladas.
G. Si el titular de la solicitud de devolución es el beneficiario del saldo, la devolución es consignada a su cuenta bancaria o donde el titular, mediante autorización expresa y por escrito, indique donde desea que se le haga la respectiva devolución del dinero.
H. En caso de que el beneficiario de la transferencia de la devolución no sea el titular, sino un tercero (padres, familiares, acudientes, y/o terceros autorizados etc.,) se debe relacionar el número de la cuenta bancaria del tercero, copia de su documento de identidad y autorización conferida por el titular, para tal fin.
D. En caso de solicitud de devolución invocando una causal de fuerza mayor debidamente justificada y aprobada por el área encargada se procederá a la devolución del 90% de lo pagado por concepto de curso o diplomado.
F. Los estudiantes tienen derecho a la devolución del 100% del total cancelado, cuando:
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- Por disposición o responsabilidad de GESCONS SAS, no se abra el curso o diplomado escogido por el cliente.
- Por consignaciones dobles por el mismo concepto de matrícula
- Fallecimiento del estudiante.
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Las solicitudes de devolución, en casos de convenios interinstitucionales entre clínicas, IPS, hospitales, Universidades, corporaciones y demás entidades con o sin ánimo de lucro, se regula de acuerdo con lo establecido en los mismos, o en su defecto se aplica lo prescrito en el presente procedimiento. Una vez aprobada la solicitud, la administración realiza el trámite de reembolso al estudiante, de acuerdo con los canales establecidos para tal fin.
Plazos para devolución
Si se cumplen los términos para la devolución, iniciaremos el proceso de reembolso, y la devolución tomará 15 a 20 días hábiles.
En caso de devoluciones
A. El estudiante tiene derecho a solicitar congelamiento por una (1) única vez del curso o diplomado escogido, durante el transcurso de este.
C. El estudiante debe manifestar su intención de reactivar su curso o diplomado antes que finalice el periodo de congelamiento. Retomando así su tiempo restante en la plataforma de GESCONS SAS, al momento de congelar.
E. En ese mismo orden de ideas, si una vez finalizado el periodo de congelamiento, y transcurridos 5 días hábiles posteriores, es decir tres (3) meses contados a partir de la fecha de la solicitud, el estudiante no manifiesta expresamente ya sea de manera verbal o escrita, su deseo de continuar el curso o diplomado escogido previamente, se entenderá que el estudiante desiste automáticamente de continuar su programa de formación con GESCONS S.A.S.
G. Todo valor congelado es intransferible.
B. El estudiante tendrá derecho a que se le mantenga el congelamiento del curso o diplomado escogido, por una duración no mayor a tres (3) meses contados a partir de la solicitud de congelamiento.
D. Una vez finalizado este periodo de congelamiento, es decir tres (3) meses contados a partir de la fecha de la solicitud, si el estudiante desiste de manera expresa, ya sea de forma verbal o escrita, de continuar realizando el curso o diplomado escogido previamente, el estudiante no tendrá derecho a la devolución y/o reembolso, por los montos congelados previamente en la solicitud de congelamiento.
F. El estudiante que opte por congelar el valor pagado no podrá posteriormente solicitar devolución de dinero.
H. El estudiante que realice el proceso de congelamiento no tendrá derecho, cuando decida hacer uso del valor congelado, a otros descuentos adicionales futuros.
En relación con Cambios
A. El estudiante tiene derecho a solicitar cambio por una (1) única vez del curso o diplomado escogido, dentro de los 15 días calendarios, contados a partir de la fecha de inscripción.
B. No será procedente el cambio si durante los 15 días posteriores a su matrícula hace uso de la plataforma. Por lo que tendrá que continuar con el curso o diplomado de su elección inicialmente.
Finalización del proceso
La administración de GESCONS S.A.S., se encarga de remitir la solicitud para ser archivada en el registro corporativo de esta empresa, para todos los efectos legales o administrativos.
